Boletín #6: EQDZ, Sistema de Administración de Documentos

EQDZ

El EQDZ es un software que nos ayuda en el manejo del Sistema de Calidad (SAC) de forma electrónica en lugar del papel. En otras palabras: es el sistema que utilizaremos para la administración de nuestros documentos dentro del proceso de certificación y con el cual vamos a demostrar con evidencia física nuestros procesos y registros.

Es importante que cada uno de ustedes tengan acceso a este sistema y sepan como encontrar la información contenida ahí. En caso de que no tengan aun la cuenta de acceso, pueden comunicarse con el documentador de su jefatura a través de tu jefe inmediato.

El Sistema de Control de Documentos EQDZ lo puede acceder desde http://eqdz.uanl.mx/eqdz

Al ingresar al EQDZ, el navegador muestra del lado derecho el menú principal, cada sección se encuentra rotulada explícitamente conservando una concordancia con su contenido:

Principal
Manual de Calidad
Manual Procedimientos
Instrucción de Trabajo
Formato de Registro
Registros Digitales
Búsqueda Documentos
Documentos Varios
Indicadores
Acciones Correctivas
Acciones Preventivas
Mejora Continua
Quejas de Clientes
Foros
Encuestas
Ayuda
Acerca de

Dentro de cada sección, al ingresar mostrara un listado de contenido que se puede encontrar ahí, sin embargo es en el botón de la parte central superior llamado "Documentos" que nos llevara al listado de documentos correspondiente de cada una de las secciones.

Si aún no estas familiarizado con el sistema, dedica un par de minutos a conocer los documentos que deberías de conocer tanto como su ubicación como su contenido.

Contenidos de cada Sección:

Principal
Nos lleva a la pagina principal del EQDZ, donde además se muestra la Política de Calidad y los Valores

Manual de Calidad
Nos muestra los elementos del MAC (Manual de Calidad), Cartas Compromiso y el Manual de la Organización (MO) donde viene la descripción de puestos y el organigrama.

Manual de Procedimientos
Muestra los elementos del Sistema de Administración de Calidad (SAC) y el listado de los procesos específicos (capacitación, proyectos, servicios, operación)

Instrucción de Trabajo
Muestra los manuales del proceso de Operaciones y del proceso de Servicios

Formato de Registro
En esta sección se almacenan todos aquellos documentos que sean Formatos propios para el funcionamiento de la DGI y que estén involucrados en el Sistema de Calidad

Registros Digitales
Muestra los Documentos de Origen Interno (DOI), las Minutas y los Registros de Calidad

Búsqueda Documentos
Herramienta que se utiliza para buscar cualquier documento el cual sea disponible para nosotros en el EQDZ.

Documentos Varios
Muestra los Documentos de Origen Externo (DOE), así como la Misión, Visión, Políticas de Calidad, Valores y Objetivos de Calidad de la DGI.

Indicadores
Documentos que muestran la medición de la calidad del servicio

Acciones Correctivas
Listado y manejo de las acciones para corregir en una no conformidad u observaciones detectadas.

Acciones Preventivas
Listado y manejo de las acciones preventivas

Mejora Continua
Listado proyectos que tiene cada Jefatura para hacer mas eficientes su procesos.

Queja de Clientes
Nos permite dar el seguimiento y control de las quejas.

Foros
Sistema de Foros de Discusión donde se tratan temas correspondientes a la Certificación.

Encuestas
Encuestas diversas

Ayuda
Manual de uso del EQDZ

Acerca de
Acerca del EQDZ

Documentos Vitales

Existen una serie de documentos los cuales debes de conocer su ubicación dentro del EQDZ y que forman una parte importante dentro del proceso de certificación.
Es importante familiarizare con el sistema, dado que en el momento en que el auditor nos solicite alguna “evidencia” o documento, podremos acceder a él con facilidad.

Organigrama (Manual de Calidad > Manual de Organización > Organigrama > Jefatura de ….)
Descripción de Puestos (Manual de Calidad > Manual de Organización > Descripción de Puestos > Jefatura de …)

Visión
(Documentos Varios > Misión Visión Política de Calidad y valores > Visión)
Misión (Documentos Varios > Misión Visión Política de Calidad y valores > Misión)
Valores (Documentos Varios > Misión Visión Política de Calidad y valores > Valores)
Política de Calidad (Documentos Varios > Misión Visión Política de Calidad y valores > Visión)
Objetivos de Calidad (Documentos Varios > Misión Visión Política de Calidad y valores > Objetivos de Calidad)

También es muy importante conocer los manuales de procedimientos en los cuales participamos:

Proceso de Servicios (Manual de Procedimientos > Procedimientos Específicos> Proceso de Servicios)
Proceso de Proyectos (Manual de Procedimientos > Procedimientos Específicos> Proceso de Proyectos)
Proceso de Operación (Manual de Procedimientos > Procedimientos Específicos> Proceso de Operación)

Si no sabes en que proceso participas, contacta a tu jefe inmediato para que te lo haga saber.

Existe un manual de operación del EQDZ el cual puedes accesar en:

Documentos Varios (Documentos de Origen Externo -> Manual EQDZ)

O directamente en la sección de Ayuda

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